Ist Fax heute noch notwendig oder gar zeitgemäß? Eine realistische Betrachtung!

Wird denn Fax und Faxversand in der Kommunikation von Unternehmen noch eingesetzt oder gar gebraucht? Fax ist doch ein Auslaufmodell in der Bürokommunikation, tönt es. Unter dem Titel „Faxes at work: from funky to clunky, but holding on“ (frei übersetzt: „Faxe im Büro: Von hip bis schwerfällig, aber es ist immer noch da“) kamen in der Financial Times Expert:innen zu Wort. Auch Studien zu diesem Thema, wie die Davidson-Studie von Davidson Consulting oder Erhebungen des Bitkom, beschäftigten sich mit dieser Fragestellung.

Einfache Unternehmenskommunikation hat sich in der Wahrnehmung von Fax zu E-Mail oder Textnachrichten verlagert. Marketing-Informationen werden via E-Mail verbreitet. Aus diesen Gründen sind aus den Büros Faxgeräte verschwunden oder als PC-Fax installiert. Wo jedoch wichtige Dokumente versendet werden und abgesichert sein muss, dass der Empfänger sie tatsächlich erhalten hat, ist Fax nach wie vor das geeignete Medium. Die wichtigste Anwendung von Fax ist aber die rechtssichere Übertragung von Dokumenten – das meint zum Beispiel Verträge, Aufträge und Auftragsbestätigungen. E-Mail als rechtssicherer Kommunikationskanal hat sich bislang in der Praxis nicht durchgesetzt. Deshalb gibt es bei solchen Anwendungen keine wirklich „alltagstaugliche“ Alternative.

Lesen Sie warum Fax trotz veränderter Kommunikation weiterhin wichtig ist und neue Einsatzszenarien abdeckt.

Dort, wo rechtliche Vorgaben, wie Dokumenten-Echtheit (Faksimile = originalgetreue Kopie) gefordert ist, wird dem Fax eine höhere Rechtssicherheit als jeder anderen elektronischen Kommunikationsform eingeräumt. Die Internationale Fernmeldeunion der Vereinten Nationen (ITU) hat bestätigt, dass dies in etlichen Ländern der Fall ist. Dies trifft beispielsweise auf Verträge oder urheberrechtsgeschützte Dokumente zu. In anderen Branchen, wie zum Beispiel im medizinischen Bereich, geht es um den Schutz und die Vertraulichkeit persönlicher Daten. Auch hier ist das Fax die erste Wahl. Nach Peter Davidson von Davidson Consulting liegt dies auch daran, dass Faxe nur äußerst schwierig abzuhören sind.

In vielen Unternehmen und auch von behördlichen Stellen wird eine rechtssichere Empfangsbestätigung oder auf Dokumenten der Nachweis einer eigenhändigen Unterschrift verlangt. Nicht selten werden Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen in Papierform gefordert. In vielen Fällen lassen sich diese Anforderungen mit Fax einfacher abbilden und es zeigt sich, dass es in vielen Bereichen ohne die Fax-Technologie nicht geht.

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist rasant und Internetdienste, wie Online-Lieferservices oder Reiseportale, haben sich etabliert. Jedoch sind diese Digitalisierungsprozesse nicht durchgängig in allen Dienstleistungs- und Businessfeldern anzutreffen. So begegnen sich Geschäftspartner mit unterschiedlich hohen Technologie-Graden. Wo dies der Fall ist, erlebt der Übertragungsweg Fax neue spannende Einsatz-Szenarien und fungiert als Brücke zwischen sehr unterschiedlicher technologischer Ausrüstung der Geschäftspartner. So werden auf Webseiten mit dem Smartphone Essensbestellungen aufgegeben und diese automatisiert via Faxkommunikation an Restaurants und Gaststätten mit Lieferservice weitergeleitet. Komplexe Bestellportale mit hohem technologischen Anspruch auf der einen Seite, stehen einer bescheidenen technischen Ausrüstung, dem Faxgerät, gegenüber – und dies innerhalb einer Prozesskette.

Ähnlich wird in hoch automatisierten Industrieprozessen, wie beispielsweise in der Bauchemie, die kontinuierliche Rohstoffversorgung durch automatisch ausgelöste Fax-Aufträge gewährleistet. Es werden unterschiedliche technologische Standards in den Firmen mit Fax überbrückt. So werden die Bestelldokumente für die Rohstoffversorgung dem Lieferanten auf Papier via Fax zur Verfügung gestellt.

Es gibt Branchen, in denen Menschen ihren Arbeitsalltag nur selten am PC-Arbeitsplatz verbringen. Dies ist im Handwerk der Fall. In anderen Bereichen spricht der bestehende Workflow, nehmen wir mal die Beratung der Kundinnen und Kunden in Apotheken oder in Arztpraxen, gegen eine ständige Anwesenheit am PC-Arbeitsplatz. Hier ist das Fax mit seiner optischen und haptischen Verfügbarkeit der passende Kommunikationsweg und schließt vorhandene technologische Lücken oder ergänzt optimal den Arbeitsablauf. Im angeführten Artikel der Financial Times ist eine Studie der Marktforscher von IDC zitiert. Bei einer Befragung von 1.000 US-Konzernen gaben über 50% an, dass die Fax-Nutzung konstant bleibt. 20% der befragten Unternehmen nutzen die Fax-Technologie sogar häufiger als früher. Von einer vollständigen Abkehr sprach hingegen kaum ein Studienteilnehmer.

Es liegt auf der Hand: Die Nutzung von Fax hat sich deutlich gewandelt. An etlichen Stellen in den Unternehmen ist das Faxgerät verschwunden. Jedoch der hinter der Faxtechnologie liegende Standard, gewährleistet vor allem im Verfahrensrecht Rechtssicherheit und Dokumentenechtheit. Deshalb ist Fax nach wie vor beliebt.

Neue Anwendungen erschließen sich aus dem unterschiedlichen Technologieausbau bei Geschäftspartnern, die einer Prozesskette angehören. Dies wird auch auf Jahre hinaus noch so bleiben. Fax ist weiterhin dort anzutreffen, wo Technologielücken bestehen und gleichzeitig Workflows anzutreffen sind, bei denen das Fax die praktikabelste Kommunikations-Lösung darstellt.

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Warum werden eigentlich noch Faxe versendet? Wer braucht denn Faxversand noch? Fax ist doch eine veraltete Technologie! Solche oder ähnliche Fragen werden uns als Faxversand-Dienstleister häufig gestellt. An sich ist diese Frage leicht zu beantworten. Jedoch bedarf es zuvor ein paar erläuternder Sätze. Selbstverständlich hat die Generation der Digital Natives mit diesem Medium nichts mehr am Hut. Demnach sind solche Fragen allzu verständlich. Oft ist das Bewusstsein, dass Abläufe in Unternehmen gewissen rechtlichen Standards genügen müssen, aber nicht vorhanden.

Die Tatsache, dass in Zeiten von Social Media, Internet und E-Mail-Kommunikation, die Zahlen versandter Faxseiten steigen, mutet als Anachronismus an. Möglicherweise ist das nicht absolut, aber in der Fax-Dienstleisterbranche zu beobachten. Treiber ist die Umstellung von ISDN auf VoIP, dass sich kleinere Dienstleister vom Faxgeschäft abwenden oder Firmen eigene Faxserver aus technischen und wirtschaftlichen Gründen ersetzen.

Entscheidender Punkt für das nach wie vor „aktive“ Medium Faxversand ist das Fax-Protokoll als Basis jeglicher Fax-Kommunikation. Dieses Protokoll gewährleistet, dass in vielen Fällen des Verfahrensrechts Fax-Vorlagen anerkannt werden. Mit der E-Mail-Technologie ist rein technisch gesehen, dies zwar machbar, jedoch am Markt, in der täglichen Kommunikation, bis heute nicht etabliert. Oder wann haben Sie zuletzt eine verschlüsselte E-Mail erhalten oder gar versendet?

Wird von Faxversand gesprochen, denken viele Fragesteller an die Kommunikation zweier physisch vorhandener Faxgeräte. Faxgeräte, die miteinander kommunizieren und Papier produzieren. Das wird es zwar weiterhin geben, jedoch erweitert sich die Fax-Technik enorm. Papier wird eher zu einer Randerscheinung!

In Zeiten von PCs, Laptops und Smartphones kommen Faxe auf dem Bildschirm oder via E-Mail an – natürlich verschlüsselt! Der Übertragungsweg für die Faxe ist mit dem Fax-Übertragungsprotokoll ausgestattet. Dies alles geschieht in einer Fax-Cloud, die höchsten Sicherheitsstandards genügt. Wird die Fax-Cloud benutzt, entstehen bei der Migration von ISDN auf VoIP keine Probleme. Der Transport der Fax-Information geschieht mittels des rechtssicheren Faxprotokolls. Die Faxserver sind via Tier 1-Anbindungen direkt bei großen Providern angebunden. Diese Anbindungen erfolgen über ein hochwertiges VoIP-Protokoll.

Tier1-VoIP-Anbindung bedeutet, dass genügend Bandbreite vorhanden ist und deshalb keine Verluste von Informationspaketen zu befürchten sind. Die Fax-Information kommt vollständig an. Beim Übertragen von Sprache über VoIP, ist ein verlorenes Übertragungspaket unproblematisch. Das Gehirn gleicht spielend fehlende Informationspakete aus. Bei Faxversand würde dies auf Verbindungsabbruch oder fehlerhafte Übertragung hinauslaufen. Wird das Fax via E-Mail versendet oder empfangen, kann TLS-verschlüsselt werden. Damit ist Rechtssicherheit auf der „letzten Meile“ gewährleistet. Weitere Dienste sind Faxversand über webbasierte Plattformen über Webservice2Fax. Solche Applikationen werden über SOAP- oder REST-Schnittstellen realisiert.

Einer der Klassiker ist das Faxen von Essensbestellungen an Pizzerien oder Restaurants. Die Bestellungen werden via Internet-Plattform aufgegeben und in kürzester Zeit zum nächstgelegenen Essenslieferant gefaxt.

Oder: Ein an den Apotheker zugestelltes Marketing-Fax mit Bestellmöglichkeit muss, wenn das Fax als Bestellung zurück gesendet wird, die Forderung der Rechtsverbindlichkeit erfüllen. Ebenso sind Bestellbestätigungen auf rechtssicherer Kommunikation via Fax angewiesen. Internet-Portale verwalten beliebige Verträge ihrer Kunden. Es werden automatisiert über die Plattform Verträge versendet oder Kündigungsschreiben den Vertragspartnern zugestellt. Solche Schreiben und Verträge müssen via Fax zugestellt werden, um die Rechtsverbindlichkeit zu wahren.

Hier kommt die Kommunikation zwischen Internet-Portal und Fax-Cloud via Webservice2Fax und Fax2Webservice zum Einsatz. Rechtsverbindlichkeit kommt jedoch nicht zustande, wenn das Schriftformerfordernis gewahrt werden muss.

Die häufig anerkannte Rechtsverbindlichkeit von Faxvorlagen im Verfahrensrecht ist der größte Treiber der Kommunikation via Fax. Dies wird über Jahre hinaus so bleiben. Die Umstellung von ISDN auf VoIP macht den Ersatz von ISDN-Faxservern notwendig. Im Laufe der 20er Jahre werden deshalb bestehende Fax-Serverstrukturen durch Cloud-Fax-Dienste substituiert.

Prozesse in Unternehmen werden digitalisiert und automatisiert. Mit moderner Fax-Cloud-Technologie steht eine moderne Infrastruktur zur Verfügung. Faxversand und Faxempfang sind problemlos in automaitisierte Prozesse, häufig auch rechtssicher, integrierbar. Selbst das automatisierte Auslesen und Weiterverarbeiten von Faxinhalten via OCR ist mit der Fax-Cloud kein Hexenwerk.

Die leistungsfähige Fax-Cloud Lösung für ein professionelles Fax-Marketing und den Versand wichtiger Transaktions-Faxe.

Diese Fax-Dienste stehen zur Verfügung:

• Massenfaxversand für Fax-Marketing,
• Mail2Fax, Webservice2Fax, FTP2Fax für die Versendung von Transaktions-Faxen (z.B.: Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Verträge),
• Fax2Mail, Fax2Webservice, Fax2FTP für die Digitalisierung Ihrer Prozesse. Wichtige Transaktions-Faxe, wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Verträge empfangen und per E-Mail, nach FTP oder via Webservice weiterleiten,
• Inhalte via OCR erfassen und digital weiterverarbeiten,
• Anbindung an jegliche IT-Infrastruktur mit Webservice als SOAP / REST-Schnittstelle.

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